創立総会の手続｜招集・議決権・議事録・省略まで実務解説

創立総会は、募集設立で株式会社を設立する場合に、払込み後の設立時株主が集まり、設立に関する重要事項を確認・決議する総会です。発起設立では通常登場しませんが、募集設立では、設立時募集株式の払込みの後、発起人が遅滞なく招集する必要があります。

創立総会では、設立に関する事項の報告、設立時取締役・設立時監査役等の選任、必要に応じた定款変更、設立廃止、種類創立総会の要否、議事録の作成・備置きなどを整理します。招集通知や議決権計算を誤ると、設立登記や成立後の株主関係にも影響するため、単なる形式手続として扱わないことが重要です。

本記事では、創立総会の手続について、招集、通知、議決権、決議要件、議長・説明義務、議事録、決議・報告の省略、種類創立総会までを、募集設立の実務に沿って整理します。

執筆者：弁護士 坂尾 陽（企業法務・M&A担当）

創立総会とは

創立総会とは、募集設立において、設立時株主を構成員として開かれる総会です。株式会社は、発起設立又は募集設立の方法で設立できますが、創立総会が問題になるのは、発起人以外の者にも設立時発行株式を引き受けてもらう募集設立の場合です。

会社法65条は、設立時募集株式の募集をする場合には、発起人が、払込期日又は払込期間の末日のうち最も遅い日以後、遅滞なく、設立時株主の総会である創立総会を招集しなければならないと定めています。

創立総会は、設立前の会社の最終確認の場です。会社がまだ成立していない段階で、設立時株主に対して設立に関する事項を報告し、設立時取締役等を選任し、必要があれば定款変更や設立廃止などを決議します。

創立総会は募集設立のどの段階で行うか

創立総会は、設立時募集株式の募集・申込み・割当て・払込みの後、設立登記の前に行います。募集設立では、発起人以外の引受人が設立時株主になるため、払込み後に設立時株主を構成員とする創立総会を開き、設立に関する事項を確認する流れになります。

募集設立の全体像は、募集設立とは｜設立時募集株式・創立総会・払込までの実務フローで整理しています。創立総会だけを切り出して考えるのではなく、募集事項、払込み、保管証明、設立時役員選任、登記添付書類まで一連の流れで確認することが重要です。

創立総会で扱う主な事項

創立総会は、設立前に開催される総会であるため、設立後の会社経営全般を自由に決める場ではありません。会社法66条は、創立総会の権限を、会社法の設立に関する規定に定められた事項と、株式会社の設立の廃止、創立総会の終結その他株式会社の設立に関する事項に限っています。

設立時役員等の選任は、設立時取締役・監査役の選任方法｜就任承諾・印鑑・欠格事由を整理、設立時代表取締役は、設立時代表取締役の選定｜代表権・権限・登記のポイントも併せて確認してください。

創立総会の招集手続

創立総会を招集するのは発起人です。募集設立では、設立時募集株式の払込み後に創立総会を行うため、払込期日、払込期間、保管証明書の取得時期、招集通知の発送期限、設立登記の予定日を逆算して日程を組みます。

招集するときに決める事項

発起人が創立総会を招集する場合、会社法67条により、少なくとも次の事項を決めます。

設立時株主が1,000人以上いる場合には、書面による議決権行使を認める事項を定める必要があります。中小企業の募集設立で設立時株主が少数であれば実務上は少ない場面ですが、外部投資家や多数の関係者を募る設計では注意が必要です。

招集通知の期限

創立総会を招集するには、原則として、創立総会の日の2週間前までに、設立時株主へ通知を発します。ただし、設立しようとする会社が公開会社でない場合には、書面投票・電磁的方法による議決権行使を定めていない限り、1週間前までに短縮できる場合があります。さらに、取締役会設置会社でない非公開会社では、定款で1週間を下回る期間を定める余地があります。

通知方法と参考書類

招集通知は、書面投票又は電磁的方法による議決権行使を定めた場合や、設立しようとする会社が取締役会設置会社である場合には、書面で行う必要があります。設立時株主の承諾を得れば、一定の場合に電磁的方法で通知できます。

書面による議決権行使を認める場合には、創立総会参考書類と議決権行使書面の交付が必要になります。電磁的方法による議決権行使を認める場合にも、参考書類や議決権行使書面に記載すべき事項の提供が問題になります。

招集手続を省略できる場合

創立総会は、設立時株主全員の同意があるときは、招集手続を経ることなく開催できます。これは、招集通知を出さずに創立総会を開催するための省略手続です。

ただし、書面による議決権行使又は電磁的方法による議決権行使を認める事項を定めた場合には、招集手続の省略はできません。書面投票・電磁的方法による投票を認める場合には、設立時株主が資料を見て議決権を行使する前提となるため、招集通知や参考書類の手続を省略できないためです。

実務では、この3つを混同しないことが重要です。招集手続を省略して実際に創立総会を開く方法と、決議・報告そのものを省略する方法では、作成すべき書類や議事録の記載内容が変わります。

創立総会の議決権と決議要件

創立総会では、設立時株主が議決権を行使します。原則として、設立時株主は、引き受けた設立時発行株式1株につき1個の議決権を有します。単元株式数を定款で定めている場合は、一単元の設立時発行株式につき1個の議決権となります。

種類株式を発行する場合、議決権を行使できる事項が制限されている種類の設立時発行株式については、その制限に対応する範囲で議決権を行使します。ただし、株式会社の設立の廃止については、設立時株主は、その引き受けた設立時発行株式について議決権を行使できます。

通常の決議要件

創立総会の決議は、当該創立総会で議決権を行使できる設立時株主の議決権の過半数であって、出席した設立時株主の議決権の3分の2以上に当たる多数で行います。設立後の一般的な株主総会決議と同じ感覚で処理すると誤りやすいため、議決権の総数と出席議決権の双方を確認します。

定款変更などの特別な場面

全部の株式について譲渡制限を付す定款変更など、会社法上特別の決議要件が定められている場面があります。また、設立時取締役を複数選任する場合に、累積投票の請求がされると、議決権の計算方法が変わる場合があります。

定款変更、種類株式、設立時役員の選任、発行可能株式総数の定めは、創立総会の中でも特にミスが起きやすい領域です。必要に応じて、会社法65条〜83条｜創立総会の招集・議決権・決議・議事録・省略、会社法84条〜87条｜種類創立総会・設立に関する事項の報告、会社法88条〜92条｜設立時取締役等の選任・解任も確認してください。

書面・電磁的方法による議決権行使

書面によって議決権を行使した場合や、電磁的方法によって議決権を行使した場合、その議決権の数は、出席した設立時株主の議決権の数に算入されます。したがって、決議要件を確認するときは、会場に実際に来た設立時株主だけでなく、書面・電磁的方法で行使された議決権も集計します。

創立総会当日の進行と議長の役割

創立総会では、招集者である発起人側が、設立に関する事項を報告し、議案を説明し、設立時株主からの質問に対応し、決議を行います。議長を置く場合、議長は創立総会の秩序を維持し、議事を整理します。

会社法78条は、発起人が、創立総会において設立時株主から特定の事項について説明を求められた場合には、必要な説明をしなければならないと定めています。ただし、目的事項と関係しない場合、説明により設立時株主の共同の利益を著しく害する場合など、正当な理由がある場合は例外となります。

当日の進行では、次の事項を議事録に残せるように、事前に議事次第を準備しておくと安全です。

創立総会で延期又は続行の決議があった場合には、招集決定や招集通知に関する一部規定は適用されません。ただし、延期・続行を安易に使うと、設立登記期限や投資家との契約条件に影響するため、議事録と関係者への連絡を明確に残す必要があります。

創立総会議事録の作成・備置き

創立総会の議事については、法務省令で定めるところにより議事録を作成しなければなりません。議事録は、創立総会で何が報告され、どの議案がどのように決議されたかを示す中心的な証拠です。

会社法施行規則16条では、創立総会議事録に記載・記録すべき事項が定められています。通常の開催型の創立総会では、開催日時・場所、議事の経過の要領と結果、出席した発起人・設立時取締役等、議長の氏名、議事録作成担当の発起人の氏名などを整理します。

設立時株主は、一定の時間内で議事録の閲覧又は謄写を請求できます。会社成立後は、その株主及び債権者が、営業時間内に議事録の閲覧又は謄写を請求できます。親会社社員も、権利行使のため必要があるときは、裁判所の許可を得て請求できる場合があります。

創立総会の決議・報告を省略する方法

創立総会は、実際に会議体として開催する方法だけでなく、一定の場合に決議又は報告を省略できます。設立時株主が少数で、全員の同意を確実に取得できる場合には、実務上有力な選択肢になります。

決議の省略

発起人が創立総会の目的である事項について提案をし、その提案について、当該事項に議決権を行使できる設立時株主全員が、書面又は電磁的記録により同意した場合には、その提案を可決する旨の創立総会決議があったものとみなされます。

決議省略を使う場合は、提案内容、提案者、同意者、同意日、みなし決議日を明確にします。設立時株主全員の同意が必要であるため、一部の設立時株主が沈黙しているだけでは足りません。

報告の省略

発起人が設立時株主全員に対し、創立総会に報告すべき事項を通知し、その事項を創立総会に報告することを要しないことについて、設立時株主全員が書面又は電磁的記録で同意した場合には、その事項の創立総会への報告があったものとみなされます。

省略手続の実務フロー

省略手続は便利ですが、全員同意の証拠が弱いと、後日、決議の成否や設立手続の適法性が争われる可能性があります。特に外部投資家がいる募集設立では、メール本文だけでなく、署名済み同意書、電子署名、同意取得履歴などを整理しておくことが望ましいです。

種類創立総会が必要になる場合

設立しようとする株式会社が種類株式発行会社である場合、種類創立総会が必要になることがあります。種類創立総会とは、ある種類の設立時発行株式の設立時種類株主で構成される総会です。

例えば、設立に際して発行する種類株式の内容として、株主総会で決議すべき事項について、当該種類の種類株主総会の決議も必要とする旨の定めを置く場合には、創立総会の決議に加えて、種類創立総会の決議が必要になることがあります。

種類創立総会の決議は、原則として、その種類創立総会で議決権を行使できる設立時種類株主の議決権の過半数であって、出席した設立時種類株主の議決権の3分の2以上に当たる多数で行います。種類ごとに権利内容や拒否権を設計する場合、創立総会とは別に種類創立総会の要否を確認します。

種類株式の設計は、種類株式とは｜内容・設計・定款変更のポイント、種類創立総会の条文整理は、会社法84条〜87条｜種類創立総会・設立に関する事項の報告も確認してください。

創立総会の手続に不備がある場合のリスク

創立総会の不備は、設立登記の補正、設立時役員選任の有効性、定款変更の効力、設立時株主との紛争、成立後の会社関係訴訟につながる可能性があります。特に、外部株主を入れる募集設立では、設立後に株主構成や議決権比率を争われると、経営権の安定性に影響します。

設立前に不備が判明した場合は、原則として、創立総会をやり直す、招集手続を補正する、全員同意を取得する、関連書面を作り直すなど、登記申請前に整えることが重要です。成立後に不備が判明した場合は、設立無効、決議取消し、役員選任の効力など、別の問題に発展することがあります。会社関係訴訟との関係では、会社法831条｜株主総会等の決議の取消しの訴えも参照してください。

創立総会を準備する実務チェックリスト

創立総会は、設立時株主、発起人、設立時役員、登記申請、投資契約が同時に関係します。次のチェックリストを使い、創立総会前後の抜け漏れを確認します。

募集設立は、発起設立に比べて手続の証拠化が重要です。外部出資者が関与する場合には、創立総会の議事録だけでなく、投資契約、株主間契約、払込証拠、本人確認、反社会的勢力排除、資金使途の説明も含めて整理しておくことが望ましいです。

創立総会に関するよくある質問

発起設立でも創立総会は必要ですか

通常、発起設立では創立総会は必要ありません。創立総会は、発起人以外の者にも設立時発行株式を引き受けてもらう募集設立で問題になる手続です。中小企業の一般的な設立で創立総会が出てこないのは、多くが発起設立で行われるためです。

設立時株主が全員出席すれば招集通知は不要ですか

設立時株主全員の同意がある場合には、招集手続を経ることなく創立総会を開催できます。ただし、書面投票又は電磁的方法による議決権行使を認める事項を定めた場合は省略できません。全員出席という事実だけでなく、招集手続省略への同意を議事録や同意書面で明確に残すことが重要です。

創立総会の決議は書面だけでできますか

できます。発起人が提案し、議決権を行使できる設立時株主全員が書面又は電磁的記録で同意した場合には、その提案を可決する旨の創立総会決議があったものとみなされます。ただし、議事録の作成と同意書面・電磁的記録の備置きは必要です。

創立総会議事録に押印は必要ですか

会社法の創立総会議事録について、常に誰の押印が必要かが一律に定められているわけではありません。ただし、登記添付書類や実務上の証拠化では、議長、出席発起人、議事録作成者などの署名押印を求める運用をとることがあります。設立登記で使う議事録は、司法書士・法務局実務との整合性も確認してください。

創立総会で定款を変更できますか

一定の場合には、創立総会で定款を変更できます。ただし、創立総会でできることは設立に関する事項に限られ、種類株式や発行可能株式総数などでは特則もあります。定款変更をする場合は、変更後の定款内容、決議要件、種類創立総会の要否、登記事項との整合性を確認する必要があります。

設立時取締役の選任は創立総会で行いますか

募集設立では、会社法88条により、設立時取締役等の選任は創立総会の決議によって行います。種類株式の定めにより、種類創立総会の決議で設立時取締役等を選任する場合もあります。就任承諾書、印鑑証明書、本人確認証明書、欠格事由の確認も併せて進めます。

創立総会を省略すれば議事録も不要ですか

不要にはなりません。決議又は報告を省略した場合でも、会社法施行規則に従った議事録の作成が必要です。省略型の議事録では、みなし決議又はみなし報告の内容、提案者、みなされた日、議事録作成担当者などを記載・記録します。

まとめ

創立総会は、募集設立で設立時募集株式の払込みがされた後、発起人が設立時株主を集めて開催する総会です。設立時役員の選任、設立に関する事項の報告、定款変更、設立廃止、種類創立総会の要否など、会社成立前の重要事項を扱います。

募集設立は、外部株主を会社成立時から参加させるための有力な方法ですが、創立総会の手続を誤ると、設立登記、役員選任、株主関係、投資契約に連鎖します。募集設立を選ぶ場合は、創立総会を単独の手続としてではなく、募集・払込み・設立時役員選任・設立登記まで一体で設計することが重要です。

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