行政文書開示請求とは｜企業が提出した資料が開示対象になる場面

行政文書開示請求とは、行政機関が保有する行政文書について、誰でも開示を求めることができる情報公開制度上の手続です。企業にとって重要なのは、請求する側の手続だけではありません。自社が過去に行政機関へ提出した申請書、報告書、入札資料、補助金資料、技術資料、行政調査への回答などが、第三者からの開示請求の対象になることがあります。

行政機関に提出した資料は、提出した瞬間にすべて公開されるわけではありません。しかし、行政機関の職員が職務上取得し、組織的に用いるものとして保有している場合には、行政文書として開示請求の対象になり得ます。そのうえで、個人情報、法人情報、営業上の不利益が生じる情報などに当たる部分は、不開示又は部分開示の問題として整理されます。

この記事では、請求者向けの申請書の書き方ではなく、企業が提出した資料が行政文書開示請求の対象になる場面と、提出前・請求後に企業側で確認すべき実務ポイントを解説します。

執筆者：弁護士 坂尾 陽（企業法務・M&A担当）

行政文書開示請求とは

行政文書開示請求とは、行政機関が保有する行政文書について、開示を求める手続です。国の行政機関については、行政機関の保有する情報の公開に関する法律が基本となります。

情報公開制度は、行政の説明責任を確保するための制度です。そのため、請求者は、自分に関する情報だけでなく、行政機関が保有する文書について、一定の手続により開示を求めることができます。国土交通省の情報公開制度の概要でも、行政文書の範囲や開示請求できる人、請求の方法、開示・不開示の決定などが整理されています。

企業側で注意すべきなのは、開示請求者が自社と契約関係にあるか、競合会社であるか、利害関係を有するかだけで制度の対象が決まるわけではないことです。請求の対象は、あくまで行政機関が保有する行政文書であり、開示・不開示は文書に記録された情報の性質によって判断されます。

情報公開請求・公文書開示請求との関係

「情報公開請求」は、行政機関や自治体が保有する文書の開示を求める手続を広く指す言葉として使われます。国の行政機関については「行政文書開示請求」と呼ばれることが多く、自治体では条例上「公文書開示請求」「行政文書開示請求」などの名称が使われることがあります。

呼び方が違っても、企業側で確認すべき基本は共通しています。まず、どの機関が文書を保有しているのかを確認し、その機関に適用される法律又は条例を特定します。そのうえで、第三者意見照会、反対意見書、部分開示、開示決定後の対応があるかを確認します。

保有個人情報開示請求とは別の手続

行政文書開示請求は、本人が自分に関する個人情報を確認するための保有個人情報開示請求とは別の制度です。行政文書開示請求では、同じ文書であれば、請求者が誰であっても基本的に同じ開示・不開示判断が問題になります。

そのため、企業の担当者が「自社の資料だから、自社の同意がなければ開示されない」と考えるのは危険です。第三者意見照会の機会が与えられることはありますが、最終的に開示・不開示を判断するのは行政機関です。

行政文書に当たるかの基本

国の情報公開法では、行政文書は、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、電磁的記録であって、職員が組織的に用いるものとして行政機関が保有しているものを中心に考えます。

企業が提出した資料についても、行政機関が業務上取得し、審査、調査、決裁、保存、説明、記録などのために組織的に利用している場合は、行政文書として扱われる可能性があります。紙の申請書だけでなく、電子ファイル、メール添付、オンライン提出資料、画像、図面、表計算ファイルなども問題になり得ます。

「提出した資料」と「行政文書」は重なり得る

企業が行政機関へ提出する資料は、もともとは企業内部の資料です。しかし、行政機関がそれを職務上取得し、組織として保有するようになると、情報公開制度上の行政文書として扱われる可能性が出てきます。

たとえば、許認可申請の添付資料、補助金申請書、入札時の技術提案書、行政調査への回答書、改善報告書、環境・エネルギー関連の報告書などは、行政機関の判断や記録のために使われることが通常です。そのため、企業側では、行政へ提出する前から開示請求を受ける可能性を意識しておく必要があります。

行政機関の職員の個人的メモとは区別される

行政文書に当たるかどうかは、単に行政機関の職員が手元に持っているかでは決まりません。職務上作成又は取得されたものか、組織的に用いるものか、行政機関が保有しているものかが問題になります。

もっとも、企業側が対応を考える場面では、「これは行政文書ではないはずだ」と決めつけるよりも、開示対象になり得ることを前提に、どの情報を不開示又はマスキングすべきかを整理する方が実務的です。

企業が提出した資料が開示対象になる典型場面

企業提出資料が行政文書開示請求の対象になりやすいのは、行政機関の判断、監督、契約、補助、調査、処分に関係する場面です。代表例を整理すると、次のようになります。

この表は、開示対象になる可能性を示すものです。実際にどの範囲が開示されるかは、対象文書の内容、不開示情報の有無、部分開示の可否、根拠法令・条例によって変わります。

行政に提出したからといって公開前提になるわけではない

企業が行政機関に資料を提出したからといって、その資料が当然に全文公開されるわけではありません。情報公開法5条2号の法人情報、個人情報、行政事務への支障、任意提供情報などに該当する部分があれば、不開示又は部分開示の対象になり得ます。

ただし、「行政へ提出した資料は外部に出ないはず」「担当者に秘密だと伝えたから大丈夫」という理解も危険です。情報公開制度では、行政機関が保有する文書について、法律又は条例上の不開示情報に当たるかを文書ごと、記載部分ごとに判断します。

「社外秘」「営業秘密」の表示だけでは足りない

企業資料に「社外秘」「秘密」「confidential」と記載しておくことは、情報管理の一要素にはなります。しかし、それだけで情報公開法上当然に不開示となるわけではありません。

不開示を求める場面では、どの記載が、どの競争上の地位、営業上の利益、取引条件、技術上の優位性に影響するのかを具体化する必要があります。法人情報・営業秘密の整理は、情報公開法5条2号の法人情報・営業秘密とはで詳しく解説しています。

開示請求の流れと企業が関与するタイミング

行政文書開示請求の基本的な流れは、請求者が行政機関へ開示請求を行い、行政機関が対象文書を特定し、開示・不開示・部分開示を判断し、請求者に通知するというものです。国の行政機関では、開示・不開示の決定は原則として一定期間内に行われますが、自治体条例では期間や延長の扱いが異なることがあります。

企業は最初から必ず通知されるわけではない

企業側が開示請求の存在を知る典型的なタイミングは、第三者意見照会書が届いたときです。もっとも、対象文書に第三者情報が含まれているか、行政機関が意見照会を行うか、条例上どのような手続になっているかによって、企業が関与できるタイミングは変わります。

意見照会書が届いた場合は、発出機関、根拠法令・条例、回答期限、対象文書、開示予定部分を直ちに確認します。初動対応は、情報公開法の意見照会書が届いた企業の初動対応で詳しく解説しています。

反対意見書を出すかどうかを期限内に決める

対象文書に営業情報、技術情報、取引先情報、価格情報、未公表の事業計画、行政処分関係の説明資料などが含まれる場合は、反対意見書の提出を検討します。

反対意見書では、単に「開示に反対します」と書くのではなく、対象文書のどの部分について、どの不開示事由に当たり、開示されるとどのような不利益が生じるのかを整理します。具体的な書き方は、反対意見書の書き方｜企業情報の不開示を求める資料整理をご確認ください。

開示されやすい情報と不開示主張が必要な情報

行政文書開示請求では、行政文書であることと、全文が開示されることは別問題です。行政文書に当たる場合でも、不開示情報に該当する部分は不開示又はマスキングの対象になり得ます。

企業側では、開示されても支障が小さい情報と、具体的な不利益を説明すべき情報を切り分けることが重要です。

公益性が強い場面では開示されやすいことがある

行政処分、住民の安全、環境、医療、教育、公共事業などに関係する文書では、企業側の営業上の不利益だけでなく、行政の説明責任や住民の利益も問題になります。

たとえば、産業廃棄物処理業者に関する行政処分関係文書の開示が争われた裁判例では、開示請求者の目的や信用低下のおそれだけでは不開示にしにくいことが示されています。もっとも、裁判例の結論は事案ごとに異なるため、自社資料のどの部分に具体的な不利益があるかを個別に整理する必要があります。

部分開示・マスキングを前提に考える

企業側では、全面不開示だけを主張するのではなく、部分開示やマスキング案を現実的に検討することが重要です。全面不開示の必要性が弱い場合でも、価格明細、取引先名、技術パラメータ、個人名、未公表計画などを特定してマスキングを求めることで、守るべき情報を絞り込めることがあります。

マスキング案を作るときは、「どのページのどの行を黒塗りにするか」だけでなく、「その部分が開示されると何が推知されるか」を併せて説明します。

企業が事前にできる情報管理

行政文書開示請求への対応は、意見照会書が届いてから始めるだけでは不十分です。行政機関へ資料を提出する前から、提出版の作り方、秘匿部分の説明、社内記録の保存を意識しておくと、後日の意見照会や反対意見書の作成がしやすくなります。

提出版と社内資料を分けて管理する

行政機関へ提出する資料には、必要な情報を過不足なく記載する一方で、提出目的に照らして不要な営業秘密や未公表情報まで含めないようにします。社内検討メモ、原価計算の詳細、取引先との交渉記録、未確定の将来計画などを、そのまま添付していないか確認します。

提出版、社内検討版、添付資料、補足説明資料を分けて保存し、いつ、誰が、どの機関に、どの版を提出したかを記録しておくことが重要です。

秘匿すべき部分と理由を提出時点で残す

契約上の秘密保持だけでは情報公開請求を完全には止められない

行政機関との契約書や応募要領に秘密保持条項がある場合でも、それだけで情報公開請求に対して必ず不開示になるとは限りません。行政機関は、情報公開法や条例に基づいて開示・不開示を判断する必要があります。

秘密保持条項や秘密表示は、不開示を求める際の事情として使えることがありますが、最終的には、不開示情報に該当することを記載部分ごとに説明する必要があります。

意見照会書が届いた後の対応

行政文書開示請求がされ、自社情報が含まれる文書について意見照会書が届いた場合は、短期間で対象文書と不開示理由を整理する必要があります。

最初に確認すべき事項は、発出機関、根拠法令・条例、回答期限、対象文書、開示予定部分、提出を求められている書式、担当部署です。対象文書の写しや開示予定部分が不明確な場合は、行政機関の担当者に確認します。

社内ヒアリングでは文書の意味を確認する

法務部門だけで対象文書を読んでも、技術情報、価格情報、取引先情報、運用ノウハウの重要性が分からないことがあります。事業部、技術部門、営業部門、経理部門などに確認し、開示されると何が読み取られるのかを整理します。

特に、単独では意味が分かりにくい数値や図表でも、競合会社、取引先、需要者、供給者が見れば、製造原価、価格交渉力、設備能力、事業戦略を推知できることがあります。

反対意見書では入口論点を深掘りする

行政文書開示請求の入口では、「企業提出資料も対象になり得る」という理解が重要です。しかし、実際に不開示を求める段階では、より具体的な主張が必要です。

反対意見書では、対象文書、対象部分、不開示条項、開示により推知される内容、競争上・営業上の不利益、マスキング案、添付資料を整理します。書き方の詳細は、反対意見書の書き方をご確認ください。

開示決定後の争訟対応まで見据える

反対意見書を提出しても、行政機関が開示決定をすることはあります。開示決定後は、審査請求、取消訴訟、執行停止を検討する場合があり、開示実施日までの時間が限られます。

そのため、意見照会段階から、開示された場合の損害、回復困難性、事業上の影響、過去の提出資料、社内資料を整理しておくことが重要です。

よくある質問

行政文書開示請求は誰でもできますか

国の情報公開法では、何人も行政文書の開示を請求できるとされています。法人、団体、個人など、請求者の属性だけで一律に排除されるものではありません。自治体条例でも、同様に広く請求を認めているものが多いですが、具体的な要件は各条例で確認します。

企業が提出した資料は必ず開示されますか

必ず全文が開示されるわけではありません。行政文書に当たる場合でも、個人情報、法人情報、営業上の不利益が生じる情報などに該当する部分は、不開示又は部分開示の対象になり得ます。ただし、不開示を求めるには、記載部分ごとの具体的な説明が重要です。

公文書開示請求と行政文書開示請求は違いますか

国の行政機関では行政文書開示請求という表現が使われ、自治体では公文書開示請求、行政文書開示請求などの名称が使われることがあります。企業側では、名称よりも、どの機関が文書を保有し、どの法律又は条例が適用されるかを確認することが重要です。

請求者が競合会社なら開示を拒否できますか

請求者が競合会社であることは、開示された情報がどのように利用され得るかを説明する事情になることがあります。しかし、請求者の属性や目的だけで当然に不開示になるわけではありません。競合会社が取得すると、どの記載から何が推知され、どの競争上の不利益が生じるのかを具体化する必要があります。

意見照会書が届かなければ企業は対応できませんか

通常、企業が具体的に対応するきっかけは、第三者意見照会書や行政機関からの連絡です。ただし、平時から行政提出資料を整理し、秘匿情報と公表可能情報を切り分けておけば、照会があったときに迅速に対応できます。重要な資料を継続的に行政へ提出している場合は、提出前の管理も実務上重要です。

提出資料に「社外秘」と書いておけば足りますか

足りません。社外秘表示は、企業が情報管理をしていたことを示す一事情にはなりますが、情報公開法や条例上の不開示情報に該当するかは別に判断されます。反対意見書では、社外秘表示に加えて、開示による具体的な不利益を説明する必要があります。

まとめ｜行政文書開示請求は企業提出資料の管理から考える

行政文書開示請求は、行政機関が保有する文書の開示を求める制度です。企業にとっては、自社が行政機関へ提出した資料が第三者からの開示請求の対象になり得る点が重要です。

行政文書開示請求への企業側対応では、「開示請求が来てから考える」のではなく、行政提出資料の作成時点から、秘匿情報、マスキング候補、提出経緯、社内説明資料を整理しておくことが有効です。

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