役員報酬の決め方と会社法361条｜株主総会決議・取締役会・退職慰労金

役員報酬は、会社の業績や取締役の責任に見合う金額であれば、代表取締役が自由に決められるものではありません。取締役の報酬等は、原則として、定款に定めがない限り、会社法361条に従って株主総会で金額・上限額・算定方法などを決め、その権限の範囲内で個人別の金額を決定する必要があります。

株主総会決議がないまま長年支給してきた場合、退任した取締役と会社が対立した場合、代表取締役に個人別報酬の決定を任せている場合には、報酬請求権の有無、返還請求、取締役の責任が問題になり得ます。また、会社法上は適法でも、法人税上の損金算入要件を満たすとは限りません。

この記事では、経営者・法務担当者向けに、役員報酬の決め方、株主総会と取締役会の役割、途中変更、退職慰労金、決議がない場合の是正方法、議事録に残す事項を会社側の実務に沿って解説します。

執筆者：弁護士 坂尾 陽（企業法務・M&A担当）

役員報酬とは｜会社法361条が定める基本ルール

会社法361条の「報酬等」とは、取締役が職務執行の対価として会社から受ける財産上の利益をいいます。毎月の固定報酬だけでなく、賞与、業績連動報酬、株式・新株予約権などの非金銭報酬も対象になります。退職慰労金も、在職中の職務執行の対価として支給される限り、報酬等に含まれます。

会社法が取締役自身による自由な決定に任せず、定款又は株主総会の決議を求める主な理由は、取締役による「お手盛り」を防ぎ、会社・株主の利益を守るためです。

以下では、一般的な株式会社における取締役報酬を中心に説明します。監査役、監査等委員、執行役については、機関設計に応じた別の手続を確認してください。

役員報酬の決め方｜会社側の5つの手順

役員報酬を新たに決める場合や見直す場合は、金額から先に決めるのではなく、既存の権限と決定手続を順に確認します。

定款に金額を直接書くか、株主総会で決めるか

定款に役員報酬額を定めることもできますが、金額を変更するたびに定款変更が必要となるため、実務では株主総会決議で決めることが一般的です。既に株主総会で報酬総額や上限額を決議している場合、その決議が現在の取締役、報酬の種類、対象期間に適用できるかを確認します。

過去の決議があるからといって、賞与、株式報酬、退職慰労金まで当然に含まれるとは限りません。決議文言と当時の議案資料を確認し、対象範囲が曖昧であれば、新たな決議で明確にする方が安全です。

金額の合理性を説明できる資料を用意する

報酬額は、会社の規模・業績、取締役の職責、常勤・非常勤、担当部門、従業員給与との均衡、同業他社の水準、報酬制度の目的などを踏まえて検討します。単に「創業者だから」「前年度と同額だから」という理由だけでなく、会社としての判断過程を残すことが重要です。

株主総会では役員報酬をどこまで決めるべきか

会社法361条は、報酬の種類に応じて株主総会で決める事項を分けています。固定報酬であれば額、業績連動報酬など額が確定していない報酬であれば具体的な算定方法、非金銭報酬であれば具体的な内容などを決めます。

総額・上限額だけを決議する方法

株主総会では、「取締役の報酬額を年額〇円以内とし、各取締役の具体的な金額は取締役会に一任する」といった形で、全取締役の総額又は上限額を決議する方法があります。この場合、取締役会は決議された上限を超えない範囲で個人別額を決定します。

使用人兼務取締役がいる場合は、使用人分給与を報酬限度額に含むかを決議文で明確にします。また、報酬総額の対象期間、賞与や非金銭報酬を含むか、監査等委員である取締役との区分なども確認してください。

個人別の金額まで株主総会で決める方法

株主総会で各取締役の月額・年額を個別に決めることも可能です。この場合、取締役会や代表取締役が決議内容を超えて変更することはできません。個人別額を機動的に見直す必要がある会社では、株主総会で合理的な総額枠を決め、社内の決定手続で個人別配分を行う方法が考えられます。

取締役会や代表取締役に個人別報酬を一任できるか

株主総会が総額又は上限額を決め、その範囲内の個人別配分を取締役会に一任することは、一般に行われています。ただし、取締役会は株主総会から与えられた権限の範囲内で決定しなければならず、総額枠を超えたり、対象外の報酬を新設したりすることはできません。

取締役会が個人別配分をさらに代表取締役へ一任する場合は、一任の必要性、評価基準、報酬枠、決定時期、取締役会への報告方法を明確にします。特に、代表取締役自身の報酬を含めて広く白紙一任すると、決定過程の透明性が問題となりやすくなります。

一定の取締役会設置会社では、取締役の個人別報酬の内容について決定方針を取締役会で定める必要があります。法定の対象会社でなくても、恣意的な決定を避けるため、報酬決定方針や役員報酬規程を整備することが有効です。

取締役自身が利害関係を有する決議の扱いは、利益相反取引・競業取引の承認手続も踏まえて個別に確認してください。

役員報酬を途中で増額・減額するときの注意点

役員報酬は、事業年度の途中でも会社法上の手続を踏んで変更できます。ただし、誰が変更できるかは、現在の株主総会決議の内容によって異なります。

会社の業績悪化や役職変更を理由に減額する場合でも、代表取締役が一方的に決めてよいとは限りません。報酬決定機関、本人との合意、任期中の権利関係、税務上の取扱いを確認し、決議日と適用開始日を明確にします。

株主総会決議なしで役員報酬を支給した場合のリスク

最高裁平成15年2月21日判決は、定款又は株主総会決議によって報酬額が定められておらず、株主総会決議に代わる全株主の同意もない事案で、取締役に具体的な報酬請求権は発生しないと判断しました。実際の支給額が社会通念上相当であっても、必要な決定手続を省略してよいことにはなりません。

決議がないまま支給した場合、取締役に対する不当利得返還請求、会社法423条に基づく損害賠償請求、決裁した役員の任務懈怠などが問題になり得ます。株主から責任追及を受ける場合には、株主代表訴訟に対する会社・取締役側の初動も確認してください。

例外があり得ても、決議を省略する理由にはならない

全株主の同意があり、会社法361条の趣旨が実質的に満たされていると評価できる場合や、会社による返還請求が信義則に反し権利濫用となる特別な事情がある場合には、結論が変わることがあります。最高裁平成21年12月18日判決も、決議のない退職慰労金は法律上の原因を欠くとしつつ、従前の運用や大株主である代表者の認識、返還請求までの経緯等によっては、返還請求が許されない余地を示しました。

もっとも、これは個別事情に基づく例外的な判断です。非公開会社や同族会社でも、株主総会を開いて議事録を作る原則を省略してよいわけではありません。

決議欠缺を発見した会社の初動

過去の日付に遡って議事録を作成したり、実際にはなかった決議を記載したりしてはいけません。現時点で確認できる事実と資料を整理し、是正手続と過去分の法的評価を分けて検討します。

退職慰労金を支給するときの会社法上の手続

最高裁昭和56年5月11日判決は、退任取締役に対する退職慰労金が在職中の職務執行の対価である限り、役員報酬に当たると判断しました。そのため、退職慰労金規程があるだけで当然に請求権が発生するとは限らず、原則として定款又は株主総会決議が必要です。

最高裁昭和39年12月11日判決は、株主総会が退職慰労金の金額、支給時期、支払方法を取締役会に一任した事案について、会社の業績、在任年数、担当業務、功績等から算定する一定の支給基準に従う趣旨であれば、その決議は無効ではないとしました。反対に、基準のない無条件の白紙一任は避けるべきです。

過大な役員報酬と取締役責任を防ぐポイント

株主総会で形式的に報酬枠を決議していても、個人別配分が委任の趣旨から逸脱している、評価資料がない、代表取締役が自己の報酬を恣意的に決めた、会社の財務状況に比して著しく不合理であるといった場合には、取締役の善管注意義務・忠実義務や内部統制上の問題が生じることがあります。

報酬決定に関与した取締役の責任は、結果として高額だったかだけでなく、決定当時の情報、比較資料、検討過程、利害関係、株主への説明、決議内容との整合性などから判断されます。取締役責任の基本は、取締役の善管注意義務・任務懈怠で詳しく解説します。

役員報酬の議事録・社内資料に残すべき事項

役員報酬をめぐる紛争では、会社側が「決議したはず」と説明しても、議事録や規程が見つからず、支給根拠を立証できないことがあります。決議から支払までの資料を一連で保存してください。

決議を継続的な報酬枠として運用する場合でも、役員構成や報酬制度が変わったときは、旧決議の射程を再確認します。特に、合併、事業承継、株主構成の変化、役員間対立が生じた会社では、過去の慣行だけに依存しないことが重要です。

役員報酬に関するよくある質問

取締役会だけで役員報酬を決められますか

株主総会が総額・上限額や算定方法を決め、その範囲内の個人別配分を取締役会に委任している場合は、取締役会で決められます。株主総会決議がなく、取締役会だけで報酬枠を新設することは原則としてできません。

株主総会決議は毎年必要ですか

決議で対象期間を限定しておらず、報酬枠や制度を変更しない場合、毎年同じ総額決議を繰り返すことが必須とは限りません。ただし、役員構成、報酬の種類、総額、決定方針が変わる場合は、既存決議で対応できるかを確認してください。

役員報酬を事業年度の途中で変更できますか

会社法上は、必要な株主総会・取締役会等の手続を踏めば変更できます。ただし、既に発生した報酬請求権、本人の同意、税務上の損金算入への影響を別に検討する必要があります。

決議のない役員報酬は事後承認すれば解決しますか

事後の株主総会決議や全株主の同意が法的評価に影響することはありますが、過去の支給が当然にすべて適法となるとは限りません。当時の株主、決議内容、受給者の認識、会計・税務処理、返還請求の可否を個別に検討します。

まとめ｜役員報酬は決議・個人別決定・支払記録を一体で整える

役員報酬の紛争を防ぐには、金額の相当性だけでなく、会社法361条に沿った権限と手続を整える必要があります。

株主総会決議が見当たらない、過去の支給額と議事録が一致しない、退任役員から退職慰労金を請求された、株主から過大報酬を指摘されたといった場合は、支給を続けたり返還請求をしたりする前に、資料と裁判例を踏まえて対応方針を整理することが大切です。

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